Managementassistent gebiedsteam Zuidwest

Wat ga je doen?

• Je werkt voor het gebied Zuidwest. Je ondersteunt de gebiedsmanager met agendabeheer: je plant afspraken met in- en externe stakeholders voor het team, zorgt voor reserveringen van ruimten. Je zorgt voor correspondentie, zowel registratie, archivering als afhandeling.
• Je ondersteunt het team met een goede administratie en registraties van documenten in Verseon. Je beheert mede de gebiedspagina op Insite en bent betrokken bij wat er in het gebied speelt.
• Je bent aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders, waaronder burgers, wijkraden en belanggroeperingen met een brede taakopvatting. Je zorgt voor het in- en externe relatiebeheer.
• Je zorgt voor een actueel en kloppend contract- en  factuurbeheer: je maakt verplichtingen en inkooporders aan, legt contracten vast in de contractenbank en bewaakt de termijnen. Je verzorgt de facturering, brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen informatie goed toegankelijk is.
• Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen, waaronder de subsidieverlening aan wijkraden.
• Je bereidt overleggen voor en legt daarbij de afspraken vast en jaagt het nakomen van de afspraken na.
• Je organiseert in overeenstemming met het team in- en externe bijeenkomsten en vervult in voorkomende gevallen representatieve taken.

Wat krijg jij van ons?

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sport-abonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
• Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.
• Onze organisatiewaarden zijn Open, Gedreven en Betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Wie ben jij?

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt in het team en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Je bent hulpvaardig zowel naar je team toe als naar je collega’s en je durft zelf ook om hulp te vragen als dat nodig is.
• Je hebt een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
• Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media en ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel en PowerPoint. Je bent bereid onze digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite eigen te maken.

Wie zijn wij?

De afdeling Programma- en Gebiedsmanagement bestaat uit zo’n 90 collega’s en is verdeeld in drie teams: Strategie, Programmamanagement en Gebiedsmanagement. Deze teams werken aan beleid en projecten voor Haarlem en Zandvoort.
Deze maatschappelijke opgaven zijn domein breed en afdeling overstijgend en volgen het coalitieprogramma. Actuele programma’s zijn bijvoorbeeld de implementatie van de Omgevingswet, duurzaamheid, de transformatie van het sociaal domein, overheidsparticipatie/ nieuwe democratie, de groei van de stad en regionale samenwerking, ook op landelijk en Europees niveau. Behalve aan programma’s werken we ook in de stad, die verdeeld is in zes gebieden. De zes gebiedsteams hebben hun voelsprieten overal in de stad en werken samen met collega’s uit de organisatie en partners in de stad, zodat goed wordt aangesloten op wat er nodig is.

Enthousiast geworden?

Solliciteren kan tot en met 05-01-2025 via onderstaande button. We lezen ook graag in je brief terug wat je affiniteit is met het werken in een gemeentelijke organisatie. De eerste gesprekken vinden plaats op dinsdagochtend 14 januari 2025.

Meer weten? Neem gerust contact op met Lotte Smits van Waesberghe via  of 06-28520652.

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!