Managementassistent

Dit ga je doen

Met jouw organisatorische talenten en enthousiasme, zorg je elke dag voor een glimlach op het gezicht van je collega’s. Naast de secretariële werkzaamheden ben je ook medeverantwoordelijk voor een goedlopende administratie en pak je enkele HR taken op voor de inhuurmedewerkers. De werkzaamheden zullen onder andere bestaan uit het volgende:

• Je bent medeverantwoordelijk voor contractbeheer, denk daarbij aan de afhandeling van contracten, inkooporders aanmaken, vastleggen en archiveren van contracten in de contractenbank,.
• Je ondersteunt bij de inhuur van externe medewerkers, jij doet de uitvragen en registreert deze, bent eerste aanspreekpunt voor de detacheringsbureaus, maakt de opdrachtbrieven en inkooporders, controleert de urenbriefjes en regelt de instroom voor de nieuwe inhuurmedewerkers.
• Je bewaakt de betalingen van de facturen en codeert deze.  
• Je verzorgt de binnen gekomen en uitgaande post, registreert klachten en Woo-verzoeken.
• Je maakt afspraken en bewaakt de digitale agenda van twee teammanagers.
• Je beheert de algemene mailbox van de afdeling en zet de mails door naar de aangewezen collega’s.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties. Denk hierbij aan overleggen met de keten, zorgaanbieders en bestuurders.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar  voor 32 - 36 uur per week (werkdagen zijn maandag tot en met donderdag). Verlenging van het contract is mogelijk.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je hebt een afgeronde Mbo opleiding op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je bent minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie.
• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Een grote, veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf.
• Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om vakdeskundigheid je eigen te maken in een maatschappelijk relevante omgeving. Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je bent oplossingsgericht. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bekend of bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview, Insite en Ibabs

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Maatschappelijke Ondersteuning maken we impact. De afdeling Maatschappelijke Ondersteuning (ruim 90 fte) ondersteunt het gemeentebestuur bij het realiseren van haar doelstellingen en programma’s. Meedoen, zelfstandig wonen, ondersteuning bieden als iemand het (even) moeilijk heeft, de actieve en betrokken samenleving versterken. Allemaal begrippen die op het brede sociale domein van toepassing zijn. Ook bijvoorbeeld voor werk en inkomen, schulddienstverlening en voor jeugd, onderwijs en sport. Onze focus binnen dit brede sociaal domein is het dagelijks leven van de mensen: van zelfstandig en zelfredzaam tot actief kunnen zijn en zingeving. De afdeling Maatschappelijke Ondersteuning bestaat uit 4 teams Het secretariaat van de afdeling telt 2 ondersteuners. 

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 22-06-2025 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Juul Angenent via jangenent@haarlem.nl

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!