Managementassistent Projecten

Dit ga je doen

• Je werkt voor verschillende projectmanagers en/of contractmanagers en ondersteunt hen bij diverse projecten.
• Je bereidt overleggen voor en zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties.
• Je maakt (complexe) agenda afspraken en je zorgt samen met je collega’s voor de projectenmailboxen, de ingekomen post, de projecten-agenda en bewaakt de agenda van de managers.
• Je bent verantwoordelijk voor het maken van contracten en inkooporders, het vastleggen van contracten in de contractenbank en de afhandeling ervan.
• Je zorgt voor een snelle afhandeling van facturen.
• Je organiseert bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden en bent daarbij aanwezig. Je maakt bewonersbrieven, zorgt voor de repro en het proces rondom de bezorging van deze post.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je bent een energieke proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert.
• Je werkt graag in een veeleisende omgeving, werkt zelfstandig en pakt nieuwe werkzaamheden snel op.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is.
• Competenties die bij jou passen zijn: oplossingsgerichtheid, stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op het gebied van administratieve processen zoals bijvoorbeeld Directiesecretaresse, Officemanagement of Managementsupport.
• Je hebt 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie.
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office-applicaties als Word en Excel en ben je bekend of bereid je te bekwamen in onze digitale systemen. Wij werken met Verseon en GFS.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling PCM maken we impact. De afdeling project- en contractmanagement bestaat uit de teams; Civiele projecten, Ontwikkel projecten, Technisch Management & Advies en ondersteuning. De teams Ontwikkel, Civiel en het afdelingsmanagement worden ondersteund door onze managementassistenten. Het succes van de afdeling hangt o.a. af van een goede organisatie en dienstverlening naar onze in- en externe partners en belanghebbenden. Managementondersteuning is daar een belangrijke factor in.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 01-07-2025 via onderstaande button. 
Meer weten? Neem gerust contact op met Natal Horeman via nhoreman@haarlem.nl

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!