Managementassistent Financiën

Dit ga je doen

Als Managementassistent Financiën ben je verantwoordelijk voor de volgende werkzaamheden:

• Je verzorgt de digitale agenda’s, onderhoudt de mailboxen en stemt dit wekelijks af met de afdelingsmanager en de teammanagers.
• Je verstuurt agenda’s, vergaderstukken en zorgt voor de verslaglegging van overleggen. Je houdt daarnaast de actielijst bij en bewaakt de voortgang van acties en processen. 
• Je legt afgesloten contracten vast in de contractenbank en maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem. Verder handel je zelfstandig facturen af, verzorgt de postregistratie en werkt nieuwe collega’s in op de administratieve systemen.
• Je brengt structuur aan in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
• Als gezicht van de afdeling Financiën, ben jij het eerste aanspreekpunt voor nieuwe collega’s en zorg je dat hun ontvangst tot in de puntjes georganiseerd is.
• Je verzorgt de organisatie van bijeenkomsten, vergaderingen en evenementen en de activiteiten die daarbij horen, waaronder het regelen van bezoekerspassen en het inplannen van vergaderruimten.
• Je maakt actief deel uit van het netwerkteam van managementondersteuners (netwerk M) en zorgt samen met je collega’s binnen het netwerk voor een goede vervanging bij afwezigheid.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week. Als externe kandidaat start je met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

Ben jij de managementassistent die onze afdeling komt voorzien van een flinke dosis structuur?
Voor de afdeling Financiën zijn wij op zoek naar een stressbestendige duizendpoot die niet alleen een kei is in organiseren en coördineren, maar ook een positieve noot is in onze drukke en dynamische werksfeer.

• Je bent een enthousiaste en proactieve collega met een positieve instelling. Je ziet kansen en denkt in mogelijkheden.
• Je helpt graag anderen en neemt het voortouw als daarom gevraagd wordt. Het coördineren en combineren van werkzaamheden voelt voor jou als een tweede natuur.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. Je ontzorgt de afdelingsmanager en teammanagers. Jouw competenties stressbestendigheid,  humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Je hebt  goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden en doordat je hoofd- en bijzaken kunt scheiden, ben je een kei in het vertalen van vergaderingen en overleggen naar overzichtelijke verslagen en actielijsten.
• Je hebt een MBO+ diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je bent uit de startblokken met bij voorkeur 3-5 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
• Vanzelfsprekend ben je bekend met Sociale Media, ben je handig met Office-applicaties als Word, Excel, PowerPoint en OneDrive en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij afdeling Financiën maken we impact. 

De gemeente Haarlem is  een gezellige organisatie waar graag wordt samengewerkt en er ruimte is voor connectie, zowel formeel als informeel. Zo worden binnen de gemeente verschillende werk-gerelateerde events georganiseerd (zoals lunchlezingen en themadagen), maar is er daarnaast ook genoeg ruimte voor sociale activiteiten. Veel collega’s zijn daarnaast lid van onze actieve personeelsvereniging.

Je komt te werken bij de afdeling Financiën van de gemeente Haarlem, die onderdeel uitmaakt van het domein Bedrijfsvoering. Op de afdeling werken ca. 80 mensen verdeeld over drie teams (team Administratie & Subsidie, team Specialisten en team Advies). Ieder team wordt aangestuurd door een teammanager. Samen de afdelingsmanager vormen zij het managementteam van de afdeling.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 03-07-2025 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Job Stufkens via jstufkens@haarlem.nl

Wil je eerst vrijblijvend een kop koffie drinken om een beter beeld te krijgen, app of bel dan ook gerust. Liever een digitale kop koffie? Geen probleem, wij werken hybride.

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!