Functioneel beheerder Informatiebeheer

Dit ga je doen

Als Functioneel Beheerder Informatiebeheer ben je de spin in het web binnen de gegevenshuishouding van de gemeente Haarlem. Jij beheert de applicaties waarmee we informatie vastleggen, terugvinden, delen en archiveren. Je speelt een centrale rol in het programma XENA, een meerjarig programma waarmee we het huidige document-management-systeem (DMS) Verseon vervangen door een moderne, modulaire informatievoorziening op basis van Common Ground.

Je staat dus aan de vooravond van een grote verandering. Vanaf dag één ben je betrokken bij het ontwerpen, implementeren en beheren van de nieuwe XENA-voorzieningen – zoals het nieuwe DMS/zaaksysteem en aanverwante applicaties.

• Je bent een vaste schakel binnen het programma XENA: je werkt nauw samen met projectleiders, business analisten, ontwikkelaars, leveranciers en collega-functioneel beheerders om de overgang van Verseon naar het nieuwe XENA-platform soepel en gecontroleerd te laten verlopen.
• Je stelt functionele specificaties op, denkt mee over procesinrichting, helpt bij het configureren van de nieuwe Common Ground-gebaseerde applicaties en test nieuwe releases voordat deze in gebruik worden genomen.
• Je inventariseert en definieert wijzigingsverzoeken, beoordeelt de impact op processen, ketenkoppelingen en andere applicaties, en ondersteunt bij het plannen en uitvoeren van wijzigingen binnen de XENA-omgevingen.
• Je analyseert terugkerende problemen en gebruikerswensen, signaleert kansen voor verbetering in het kader van XENA en volgt technologische en landelijke ontwikkelingen rond Common Ground, zaakgericht werken en informatiebeheer.
• Je verzorgt het trainingsmateriaal voor het opleiden van gebruikers.
• Je zorgt voor documentatie van de processen en werkinstructies voor gebruikers en beheerders.

De geplande einddatum van het project is medio 2027. Na afronding van het project valt de applicatie onder het reguliere beheer en word jij vaste Functioneel Beheerder van deze applicatie. Als Functioneel Beheerder:

• Onderhoud je de applicatie en voer je updates uit.
• Bewaak je de kwaliteit van de applicaties.
• Ben je verantwoordelijk voor gebruikersondersteuning.
• Ben je het eerste aanspreekpunt voor leveranciers, eigenaar en informatiemanager
• Denk je mee bij het vaststellen van functionele programma's van eisen bij nieuwe ontwikkelingen (processen/applicaties) en implementeert de nieuwe functionaliteit in de organisatie.
• Inventariseer je behoeften en wensen vanuit de organisatie en draagt bij aan de realisatie van verbeteringen en uitbreidingen.
• Zorgt voor doorontwikkeling en up-to-date houden van trainingsmateriaal en documentatie.

Dit krijg je ervoor terug

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 5.519 bruto per maand (schaal 10) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de CAO Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. 

Herken jij jezelf al?

• Je hebt een passie voor informatiebeheer en energie om mee te bouwen aan een nieuwe, moderne informatieketen binnen het programma XENA.
• Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau in een IT-gerelateerde of informatiekundige richting (bijvoorbeeld informatiemanagement, informatica, bestuurskunde met IT-component) en minimaal 2 jaar ervaring als Functioneel Beheerder.
• Je kunt functionele specificaties opstellen, gebruikerswensen vertalen naar concrete oplossingen en acceptatietesten voorbereiden, uitvoeren en begeleiden.
• Je hebt affiniteit met de techniek en inrichting van informatiesystemen en schrikt niet van begrippen als autorisaties, koppelingen en ketenprocessen.
• Je hebt kennis van of ervaring met wijzigingsbeheer, en je kunt de impact van wijzigingen op processen, applicaties en (keten)koppelingen goed inschatten en onderbouwen.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij team Functioneel Beheer maken we impact.

Het team Functioneel Beheer valt binnen de afdeling I-Beheer. I-Beheer staat opgesteld voor het beheren van gebruikersvriendelijke, betrouwbare en veilige i-diensten, zodat inwoners, bedrijven, bestuur, medewerkers en (keten)partners goed ondersteund worden. De afdeling wil het digitale (werk)leven makkelijk maken voor alle gebruikers. Dit doen we met een gedreven, gezellig, hecht en divers team van mensen met verschillende nationaliteiten en achtergronden.

Het Team Functioneel Beheer richt zich daarbij op het ondersteunen van de gebruikers in het werken met de gemeentelijke (online) oplossingen. Samen met circa 30 functioneel beheerders beheer je veilige en betrouwbare oplossingen voor de dag van vandaag en die van morgen.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 07-01-2026 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Feroz Fernandes via ffernandes@haarlem.nl of 06 5731 7236.

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!