Gegevensbeheerder/recordmanager informatiebeheer

Dit ga je doen

• Je ziet toe op het juist en consequent gebruik van de gebruikte informatiesystemen en voert kwaliteitscontroles uit op de registraties van de afdelingen.
• Je draagt actief bij aan de ontwikkeling van het informatie- en recordmanagement in de organisatie, onder andere door hierover praktische adviezen te geven aan afdelingen en directe collega’s.  
• Je voert werkzaamheden uit rond de selectie, vernietiging en overdracht van digitale archiefgegevens.
• Je draagt bij aan het beheer en de inrichting van de digitale gegevenstabellen, bijvoorbeeld de zaaktypecatalogus en het metadataschema.
• Je draait mee in de bezetting van de 1e lijn Helpdesk voor ondersteuning bij hulpvragen bij het gebruik van het DMS.

Een werkdag als recordmanager kan beginnen met een ochtend waarbij je verantwoordelijk bent voor de helpdesk. Hierbij pak je verzoeken op die te maken hebben met het gebruik van het DMS. Denk hierbij aan verwijderverzoeken, zaken die overgeboekt moeten worden op een andere behandelaar en je biedt hulp bij en beantwoord je vragen over het gebruik van het DMS. Daarnaast voer je tussendoor de kwaliteitscontrole van afgehandelde zaken af. Na de lunch heeft een andere collega de helpdesk en ga je verder met de kwaliteitscontrole.  Om 2 uur zie je een e-mail binnen komen van een afdeling over een vernietigingslijst. Een 5-tal zaken kan nog niet worden vernietigd, verder is de afdeling akkoord met de vernietiging. Je verwerkt de reactie op de vernietigingslijst en slaat de reactie op in het DMS. Je gaat verder met het opstellen van de verklaring van vernietiging en begint met een geanonimiseerde versie van de vernietigingslijst voor de archiefinspecteurs op te stellen. Om 15.00 zit je bij een overleg met de Griffie en het Noord-Hollands Archief over de overdracht van gegevens uit de applicatie van de Griffie. Hierin worden de voortgang, problemen en vervolgstappen besproken om de raadsvergaderingen over te dragen. Om de dag rustig af te sluiten voer je nog wat controles uit om te zien of er ligplaatsvergunningen zijn waarvan de bewaartermijn inmiddels kan gaan lopen.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.908 bruto per maand (schaal 9) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• HBO werk- en denkniveau (bijvoorbeeld LARM/LIS of vergelijkbaar). 
• Je hebt 3 jaar werkervaring op een functie als DIV-medewerker, informatiespecialist, recordmedewerker, recordmanager of vergelijkbare functie. Kennis van het DMS Verseon en/of de iNavigator een pré.
• Kennis van de Selectielijst en ervaring met het beoordelen van archiefbestanden op bewaren en vernietigen.
• Je hebt een passie voor het vak, hecht waarde aan de kwaliteit van gegevens.  Duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar houden van de digitale informatie staat daarbij centraal.
• Je helpt collega’s graag bij vragen over het gebruik of problemen met het DMS.
• Je kunt rapportages ontwikkelen en analyseren voor het informatiebeheer. Je vindt het leuk om op basis hiervan met afdelingen contact op te nemen om het belang van goed informatiebeheer onder de aandacht te brengen.
• Je hebt affiniteit met de techniek en inrichting van informatiesystemen.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij Team Customer Support maken we impact.

 De afdeling I-Beheer beheert gebruikersvriendelijke, betrouwbare en veilige i-diensten, zodat inwoners, bedrijven, bestuur, medewerkers en (keten)partners goed ondersteund worden. De afdeling wil het digitale (werk)leven makkelijk maken voor alle gebruikers. Dit doen we met een gedreven, gezellig, hecht en divers team aan mensen met verschillende nationaliteiten en achtergronden.

Binnen het I-domein werken functioneel beheerders van het centrale DMS/zaaksysteem, recordmanagers en adviseurs in goede samenwerking met allerlei specialisten, binnen en buiten onze organisatie. Gezamenlijk breiden wij de adviserende, kader stellende, controlerende en regisserende taken de komende jaren sterk uit. Daarnaast worden de komende tijd ook de traditionele digitale archieftaken uitgevoerd.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 14-09-2025 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Ferry Meinesz via fmeinesz@haarlem.nl of +31646215449.

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!