Managementassistent

Dit verwachten we van je

• Je ondersteunt de afdelingsmanager en 4 teammanagers. Dit doe je samen met je collega van het secretariaat.
• Je beheert de agenda van de afdelingsmanager, signaleert knelpunten en lost ze op. Je maakt (complexe) afspraken, reserveert ruimtes en meldt bezoekers aan.
• Je beheert de afdelingsmailbox, en zorgt samen met je collega voor de afdelingsagenda.
• Je bent verantwoordelijk voor het beheren van contracten en maken van inkooporders. Je zorgt voor een snelle afhandeling van facturen. 
• Je bewaakt het administratieve proces m.b.t. de ondertekening van diverse documenten.
• Je notuleert werkoverleggen.
• Je zorgt voor personele zaken zoals het bestellen van bloemen, kaartjes e.d. en organiseert samen met je collega bijeenkomsten.

Dit krijg je ervoor terug

• Een arbeidsovereenkomst voor 24 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract. Werkdagen zijn in overleg, maar in ieder geval werk je op donderdag. 
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris dat je naar eigen voorkeur kunt besteden. Met het IKB maak jij keuzes die bij jou passen en stel je zelf een deel van je arbeidsvoorwaarden samen. Je kunt bijvoorbeeld je maandinkomen aanvullen, het omzetten in extra verlof of bruto-netto voordelen behalen bij de aanschaf van bijvoorbeeld een fiets, een sportabonnement of een opleiding die niet door de werkgever wordt vergoed.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
• Bij de gemeenten Haarlem en Zandvoort willen wij de kracht aan diversiteit en verschillende talenten waarderen, omarmen en benutten. Een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Zodat wij op alle vlakken goede resultaten behalen voor onze inwoners.

Organisatiewaarden
Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je bent een energieke en proactieve persoonlijkheid, die graag vanuit een netwerk opereert. Je ontzorgt en denkt actief mee.
• Je werkt zelfstandig, maar durft ook hulp te vragen bij je collega's en pakt nieuwe werkzaamheden snel op.
• Je bent nieuwsgierig en je wilt graag gecoacht worden om je vakkennis en vaardigheden uit te breiden. Interesse in de onderwerpen van het fysiek domein is een pré, zodat je afspraken en inkomende correspondentie goed kunt doorgronden.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties; oplossingsgerichtheid, stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Je beschikt over politieke sensitiviteit en gaat integer om met vertrouwelijke informatie.
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena. 
• Je hebt mbo-diploma op het gebied van administratieve processen zoals bijvoorbeeld Directiesecretaresse, Officemanagement of Managementsupport.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële rol binnen een meervoudig complexe organisatie. 
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office-applicaties als Word en Excel en ben je bekend of bereid je te bekwamen in onze digitale systemen. Wij werken met o.a. met Verseon, GFS, IBabs, Insite 2.0, QlikView en Open Data.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook de afdeling Project- en Contractmanagement (PCM) maken we impact.
De afdeling bestaat uit de teams Civiele projecten, Ontwikkel projecten, Technisch Management & Advies en Ondersteuning. De teams; Civiel, Ontwikkel en het afdelingsmanagement worden ondersteund door onze managementassistenten. Het succes van de afdeling hangt o.a. af van een goede organisatie en dienstverlening naar onze in- en externe partners en belanghebbenden. Managementondersteuning is daarbij een belangrijke factor. 

Net zo enthousiast als wij?

Reageren kan tot en met 30 maart 2025. Voor meer informatie kan je contact opnemen met Natal Horeman, Teammanager, tel 06 42 64 01 51 of e-mail: nhoreman@haarlem.nl
Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld, delen wel!