Managementassistent

Dit ga je doen

Als managementassistent van de afdeling Veiligheid en Handhaving ben jij de onmisbare schakel in het het soepel laten draaien van onze afdeling. Vanuit onze afdeling werken we op verschillende manieren aan een veilig en leefbaar Haarlem en Zandvoort. Aan jou de taak om met jouw enthousiaste hands-on mentaliteit te zorgen voor een goede organisatie van onze taken. 

Jouw takenpakket: 

• Je ondersteunt samen met drie collega’s de afdeling Veiligheid en Handhaving. Je verzorgt de digitale agenda van de teammanagers, waaronder het maken van (complexe) afspraken en het bijvoegen van relevante notities. Dit kan zijn op het gebied van personeelsbeleid, de bilaterale overleggen met collega’s of externen.
• Je bereidt overleggen voor en legt de bijzonderheden en de afspraken die tijdens deze overleggen gemaakt worden vast. Het gaat hierbij om een diversiteit aan in- en externe overleggen, waaronder bijvoorbeeld de voorbereiding van evenementen, integrale kernteams jeugd en overleggen van handhaving.
• Je voert inhoudelijke, secretariële, administratieve en/of organisatorische taken uit, bewaakt de voortgang van acties en processen en stelt zelfstandig mails en brieven op.
• Je beheert de afdelingsmailbox en handelt waar nodig vragen zelfstandig af en bent verantwoordelijk voor de registratie van de post die binnenkomt via de afdelingsmailbox en via Verseon.
• Je ondersteunt in het proces van klachtafhandeling op de afdeling. Daarbij ondersteun je de medewerkers in het bewaken van deadlines en formuleren van reacties.
• Samen met een collega verzorg je de facturering van de afdeling, maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem GFS en handel je contracten af.
• Je bewaakt en verbetert de administratieve organisatie binnen het eigen werkterrein samen met de andere ondersteuners van de afdeling V&H, en vervangt college-ondersteuners bij afwezigheid.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 28-36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.383 (schaal 8) bruto per maand bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen.

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid met een flexibele instelling, die graag vanuit een team opereert.
• Je hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt in de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is en deelt dit met jouw collega assistenten en het managementteam.
• Je bent goed in het plannen en organiseren van werk en kunt goed zelfstandig werken.
• Je hebt een afgeronde mbo4-opleiding en hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie. 
• Je hebt ervaring met Office-applicaties en bent bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Veiligheid en Handhaving maken we impact. Een afdeling waarin alle aspecten van veiligheid en handhaving in Haarlem en Zandvoort zijn samengebracht. De afdeling werkt aan interessante veiligheidsvraagstukken en voert handhavingstaken op straat uit. In de teams: Kwaliteit, Openbare Orde en Veiligheid en Handhaving komen de beleidsvorming en de uitvoering van het beleid op het vlak van veiligheid en handhaving samen.
Als managementassistent ben je werkzaam bij het team Openbare Orde en Veiligheid. Het team OOV houdt zich bezig met een breed scala aan thema’s: van burenruzies tot ondermijning, van jeugdcriminaliteit tot de Formule 1, van woonfraude tot de Wet verplichte GGZ. De ene collega trekt hiervoor de wijk in, de andere gaat in gesprek met de politie of het ministerie. We spelen in op wat er dagelijks gebeurt maar hebben ook een duidelijke focus op waar we heen willen.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren op bovenstaande vacature kan tot en met 5 oktober via onze site www.haarlem.nl/werken-bij-de-gemeente-haarlem.

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Merel Vendel, teammanager Openbare Orde en Veiligheid, e-mail: mvendel@haarlem.nl

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!