Managementassistent

Dit ga je doen

• Je werkt voor een aantal projectmanagers: je bewaakt de agenda van de managers, maakt (complexe) afspraken en assisteert hen bij de uitvoering van de taken.
• Je bent hét aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders
• Je bent degene die voor meldingen, klachten, bestuurlijke stukken verbinding legt binnen de afdeling en tussen de afdelingen en de burgers.
• Je handelt contracten af en maakt daarvoor inkooporders aan in het digitale systeem, legt contracten vast in de contractenbank en verzorgt de facturering. Je behoudt de structuur in de archivering en zorgt ervoor dat de opgeslagen kennis goed toegankelijk is.
• Je stelt zelfstandig (opdracht) brieven op en bewaakt de voortgang van acties en processen.
• Je bereidt overleggen voor en legt daarbij de afspraken vast en zorgt dat de afspraken worden uitgevoerd.
• Je organiseert bijeenkomsten, zoals bewoners- en informatieavonden waarbij je representatieve taken uitvoert.
• Je maakt bewonersbrieven, zorgt voor de repro en het proces rondom de bezorging van deze post.
• Je zorgt samen met je collega’s voor de projectenmailboxen, de ingekomen post, de projecten-agenda.

Dit krijg je ervoor terug

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor 24 - 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de CAO Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. 

Herken jij jezelf al?

• Je hebt een mbo-4 diploma op het gebied van administratieve processen, zoals Schoevers Officemanagement of Supportmanagement.
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie, waarbij digitaal vergaderen en keten denken voor jou bekende begrippen zijn.
• Je bent een energieke, proactieve persoonlijkheid. Een veeleisende omgeving is je niet vreemd, zo kijk je ook naar jezelf. Je bent nieuwsgierig en hebt een natuurlijke antenne voor wat er speelt op de afdeling en waar qua ondersteuning behoefte aan is. De competenties stressbestendigheid, communicatie, humor en een flexibele instelling helpen je daarbij.
• Vanzelfsprekend ben je handig met Office applicaties als Word, Excel en PowerPoint en ben je bereid je te bekwamen in de digitale systemen als Verseon, GFS, Qlikview en Insite+.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Proces- en Contractmanagement maken we impact. Wij zijn een enthousiaste en gedreven afdeling en realiseren de vernieuwing van Haarlem en Zandvoort. De fysieke leefomgeving van Haarlem en Zandvoort is voortdurend in ontwikkeling. Gronden, gebieden en vastgoed krijgen een nieuwe bestemming, wijken en straten worden heringericht. Alleen al in Haarlem worden de komende jaren 10.000 nieuwe woningen gebouwd. De realisatie van dit alles is in handen van de projectmanagers van de afdeling Proces- en Contractmanagement. De afdeling verzorgt het projectmanagement van vrijwel alle gebiedsontwikkelings-, vastgoed en civiele projecten binnen Haarlem en Zandvoort, van grootschalige woningbouwprojecten en winkelcentra bij team ontwikkel, tot civiele projecten als pleinen, parken en straten bij team civiel. Vanaf de start van een project met een startnotitie tot uiteindelijke de daadwerkelijke uitvoering van het project. Ook de bestuurlijke besluitvorming met inspraak- en participatieprocedures hoort daarbij. Ons werk zit erop als het project naar ieders tevredenheid is gerealiseerd. Dan hebben we letterlijk iets moois neergezet.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 05-02-2026 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Natal Horeman, Teammanager, via horeman@haarlem.nl

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

De eerste gesprekken vinden plaats in de middag op 13 en 15 januari.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!