Managementassistent Bestuur en Communicatie

Dit ga je doen

Binnen de afdeling Bestuur en Communicatie zijn we op zoek naar een managementondersteuner die het leuk vindt om te werken voor een afdeling die fungeert als schakel tussen het bestuur, de inwoners en de ambtenaren. De afdeling is verantwoordelijk voor externe en interne communicatie, bestuurs- en directieadvisering en ondersteuning, en het besluitvormingsproces.
Ons managementteam is in ontwikkeling en groeit binnenkort uit naar een toekomstbestendige structuur met één afdelingsmanager en vier teammanagers. Een mooie kans om nu in te stappen en samen richting te geven aan deze nieuwe fase. Samen met een andere managementassistent van het managementteam Bestuur en Communicatie zorg je voor ondersteuning bij de dagelijkse gang van zaken.
De taken en werkzaamheden worden in samenspraak verdeeld.

Jouw takenpakket: 

• Je bent verantwoordelijk voor (complex) agendabeheer en -planning (intern en extern).
• Je beheert e-mails en zorgt voor een heldere en tijdige communicatie tussen het management en de relevante belanghebbenden.
• Je beheert en organiseert belangrijke documenten, rapporten en presentaties.
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan het managementteam en diverse overleggen en vergaderingen.
• Je bent aanspreekpunt voor vragen uit de organisatie en houdt verbinding met de afdelingen.
• Je verricht diverse administratieve taken op het gebied van factuurverwerking, postbeheer, inkooporders, documentmanagement en contractbeheer.
• Je organiseert afdelings- en teambijeenkomsten.

Dit krijg je ervoor terug

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement
• Een arbeidsovereenkomst voor 32 uur per week. Minder uren beschikbaar is bespreekbaar. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de CAO Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. 

Herken jij jezelf al?

• Je hebt minimaal een mbo4-diploma en ongeveer drie jaar werkervaring in een ondersteunende en/of secretariële functie binnen een meervoudig complexe organisatie.
• Je kunt notuleren (direct digitaal) en je hebt ervaring met Outlook, Word en Whatsapp. Ervaring met Verseon en Excel is een pré.
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen en hebt affiniteit met de politieke arena.
• Je beschikt over een no-nonsens mentaliteit, je bent integer en flexibel, houdt van dynamiek in je werk, je bezit zelfreflecterend vermogen en staat er open voor om gezamenlijk tot goede resultaten te komen.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Bestuur en Communicatie maken we impact. De afdeling Bestuur en Communicatie is de schakel tussen het bestuur, inwoners en ambtenaren. De medewerkers van onze afdeling hebben altijd de buitenwereld op het netvlies. Zij zijn er om het gesprek met de stad en het dorp mede te initiëren en te faciliteren. De medewerkers op deze afdeling zijn de oren en ogen voor het bestuur en de ambtelijke organisatie. Zij ondersteunen de colleges van Haarlem en Zandvoort. Zij signaleren als eerste wat de behoeften zijn van bewoners en ondernemers, waar de weerstand zit en waar de kansen liggen. Zij helpen de bestuurders en de organisatie om het gesprek aan te gaan met de Haarlemmers en Zandvoorters en denken mee hoe informatie op juiste manier en op het juiste moment bij de inwoners komt.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 01-03-2026. Meer weten? Neem gerust contact op met Judith Leetz via jleetz@haarlem.nl of 06-81067264.

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!