Managementassistent Bestuurssecretariaat

Dit ga je doen

Je gaat werken voor een van de wethouders van Haarlem. Dankzij jou loopt alles op rolletjes. Ben jij een ervaren Managementassistent die rust, overzicht en structuur brengt in een dynamische politiek-bestuurlijke omgeving? Kun je snel schakelen, prioriteiten stellen, ben je een teamspeler en kun je meerdere belangen tegelijk overzien? Dan zoeken wij jou.

Als Managementassistent vorm je samen met de bestuursadviseur en communicatieadviseur het ondersteuningsteam rondom de bestuurder. Je beheert een complexe agenda, bewaakt prioriteiten, stemt af met interne en externe contacten en zorgt dat afspraken, overleggen en bestuurlijke processen soepel verlopen. Daarbij ben je een belangrijke verbindende schakel tussen bestuur, organisatie en externe relaties.

• Je regisseert en bewaakt een complexe politiek-bestuurlijke agenda.
• Je plant, prioriteert en coördineert afspraken, vergaderingen, werkbezoeken en bijeenkomsten.
• Je bereidt overleggen voor, verzamelt de stukken, notuleert en monitort de actiepunten.
• Je bent verantwoordelijk voor een correcte vastlegging en archivering van informatie. 
• Je beheert de mailboxen en handelt zelfstandig complexe correspondentie af.
• Je signaleert knelpunten, ontwikkelingen en politieke gevoeligheden.
• Je onderhoudt contacten met interne en externe stakeholders.

Dit krijg je ervoor terug

Wij waarderen, omarmen en benutten de verschillen en talenten van mensen. Wij bieden een plek waar iedereen zich thuis kan voelen en zichzelf mag zijn. Daar maken wij ons hard voor. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

• Voor jouw persoonlijke groei en vitaliteit bieden wij tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen, cursussen via onze ‘Academie Haarlem’ en ook een fietsregeling en een tegemoetkoming in je sportabonnement.
• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract. Voor een goede teambezetting is beschikbaarheid op vrijdag een vereiste; deze werkdag staat in principe vast.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.499 bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week. Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Goede arbeidsvoorwaarden zoals vergoeding OV-reiskosten, gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof en een goede pensioenregeling bij het ABP. Bekijk de arbeidsvoorwaarden van de Cao Gemeenten

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. 

Herken jij jezelf al?

• Je beschikt over minimaal mbo-4 diploma/hbo werk- en denkniveau bij voorkeur richting managementassistentie of secretariële ondersteuning.
• Je hebt ervaring binnen een bestuurssecretariaat, directiesecretariaat of vergelijkbare bestuurlijke omgeving.
• Je hebt inzicht in politieke en ambtelijke verhoudingen.
• Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en hebt het vermogen om prioriteiten te stellen.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, mondeling én schriftelijk.
• Je hebt een proactieve, zelfstandige en integere werkhouding. Je houdt het hoofd koel, bewaart overzicht en brengt structuur in een omgeving waar prioriteiten voortdurend verschuiven.
• Je hebt ervaring met Outlook, Word, iBABS, WhatsApp en andere digitale systemen. 

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Bestuur en Communicatie maken we impact. 

Open, Gedreven en Betrokken vormen de basis van onze organisatie. Vanuit deze waarden werken we aan uitstekende dienstverlening voor inwoners, partners, bezoekers en bestuurders. Je maakt deel uit van een team van zeven bestuursassistenten. Samen zorgen jullie voor continuïteit, ondersteunen jullie elkaar en houden jullie het bestuurssecretariaat draaiende. Je werkt binnen de afdeling Bestuur en Communicatie. Deze afdeling ondersteunt het bestuur en verbindt bestuur, organisatie en samenleving. Samen zorgen we voor een goede samenwerking, heldere communicatie en een sterke dienstverlening aan inwoners en partners.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 21-06-2026 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Lineke Hoogland via lhoogland@haarlem.nl of 06 48 52 86 77..

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!