Medewerker contractbeheer HRM

Dit ga je doen

Contractmanagement en -beheer is bij de gemeente Haarlem volop in ontwikkeling en wordt steeds professioneler. Iedere afdeling voert zijn eigen beheer met toenemende coördinatie vanuit de inkoopafdeling. Er worden mooie stappen gezet op het gebied van beleid, procedures en werkafspraken. Dit jaar wordt tevens een nieuw contractbeheersysteem in gebruik genomen.

De meeste tijd ben je bezig met administratie, rapportages en signaleringen rondom de plusminus 70 HRM  contracten die door gemeente Haarlem zijn of worden afgesloten met diverse HRM leveranciers. Dat kunnen allerlei soorten contracten zijn, zoals opleidingen, software, inhuur van arbeid, etc. Qua werkzaamheden kun je denken aan:

• Het documenteren en registreren van contracten en contractpartners in een centraal systeem.
• Het signaleren en bewaken van expiratiedata van contracten.
• Het opleveren van rapportages met betrekking tot de contracten.
• Het inzichtelijk maken of er geleverd wordt wat er is afgesproken.
• Het inzichtelijk maken van welke acties er ondernomen moeten worden voor verlenging of opzegging.
• Het ondersteunen bij het aanmaken van inkooporders en bij factuurverwerking.
• Het signaleren en bewaken van afwijkingen op het contract aan de hand van rapportages en contractafspraken. Denk aan prijsaanpassingen en eventuele wijzigingen van de dienstverlening.
• Het controleren op basis van de contractafspraken en de financiële kaders of facturen kloppen.
• Nauw samenwerken met de contractmanager en (op termijn) ondersteunen bij gesprekken met leveranciers van HR-producten waar gemeente Haarlem een contract mee heeft.
• Nauw samenwerken met de collega’s van de afdeling HRM en ondersteunen van de afdeling door de juiste processen in te richten en constante communicatie en afstemming daarover.
• Je bent eerste aanspreekpunt voor praktische en/of administratieve vragen met betrekking tot onze HRM contracten en beheerder van de mailbox.
• Je ontzorgt de afdeling door het aanbieden van jouw kennis, kunde en expertise met betrekking tot contractbeheer.

In tweede instantie is het doel binnen de HRM afdeling contractmanagement en -beheer verder te ontwikkelen. Daarvoor zul je je na je inwerkperiode kunnen richten op verdere groei van de functie door onderstaande zaken op te pakken:

• Je analyseert en verwerkt gegevens ten aanzien van contracten tot maand en kwartaalrapportages. Deze info kan dienen als basis voor de gesprekken met de leveranciers en de contractmanager.
• Je bewaakt of alle partijen volledig voldoen aan hun verplichtingen o.a. op basis van de gemaakte KPI’s en signaleert en rapporteert hierover richting de contractmanager.
• Je signaleert zaken en doet actief verbetervoorstellen voor het benutten van (financiële) kansen en het minimaliseren van (financiële) risico’s en deelt deze met de contractmanager.
• Je stelt tijdig en eventueel ad hoc diverse financiële rapportages op in opdracht van management binnen de P&C cyclus.
• Je hebt maandelijks overleg met contractbeheerders van de gemeente Haarlem en Zandvoort over de ontwikkelingen en mogelijkheden van contractbeheer voor de gemeente.
• Je zult onderdeel uitmaken van het project ter inrichting van een nieuw te implementeren contractbeheersysteem wat betreft het HRM contractgedeelte.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 28 - 32 uur per week. Je start met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Medio 2026 gaat onze huidige medewerker contractbeheer met pensioen en hiermee is er voldoende ruimte voor een gedegen inwerk- en overdrachtsperiode.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.297,- bruto per maand (schaal 8) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
• ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.
• Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.
• Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je bent administratief sterk en financieel onderlegd en bent geïnteresseerd in zaken die spelen rondom contractmanagement- en inkoopprocessen op HRM-gebied.
• Deze ervaring en interesse heb je in de praktijk opgedaan of je wilt je ontwikkelen in de richting van contractmanagement en kunt dit zien als een stap in die richting.
• Je houdt ervan de zaken op orde te maken, bent nauwkeurig, kritisch op aangeleverde gegevens en weet met enthousiasme de juiste informatie van collega’s of leveranciers te krijgen.
• Daarnaast geeft het je energie om op de inhoud een ondersteunende rol te vervullen en toegevoegde waarde te leveren in de samenwerking met de contractmanager.
• Je beschikt minimaal over een afgeronde MBO 4/HBO opleiding in een relevante richting (dit kan administratief, financieel of inkoop georiënteerd zijn) en/of je wil je op termijn verder ontwikkelen in de richting van contractbeheer, contractmanagement, aanbesteding of inkoop.
• Jouw dagen zijn dynamisch, dus je kunt goed omgaan met werkdruk, schakelt makkelijk tussen diverse taken en houdt hierbij het overzicht. Je bent proactief, pakt je rol en je wacht niet om in actie te komen.
• Je bent een fijne collega en sterk in klantcontact en relatiebeheer zowel intern als extern.
• Tenslotte ben je communicatief en sociaal vaardig, representatief in woord en geschrift naar collega’s en leveranciers.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden.

Ook bij afdeling HRM/Contractbeheer maken we impact.  De afdeling HRM bestaat uit ruim 50 collega’s die zich bezighouden met alle aspecten van het HRM vak: Werving & Selectie, HR Services, Verzuim, Leren en ontwikkelen, etc. 

Samen met de contractmanager val je onder het team HR Services.

We hebben regelmatig kennissessies en overleggen om elkaar te inspireren, op de hoogte te houden en te sparren. Ook vinden we elkaar aan de keukentafel voor de lunch, bij uitjes van de personeelsvereniging en de kwartaalborrel in de stad.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 01-06-2025 via onderstaande button. 

Meer weten? Neem gerust contact op met Stephanie de Vries, Teammanager HR Services via  stephaniedevries@haarlem.nl

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!