Project portfolio management officer

Dit verwachten we van je

Jij staat in het middelpunt van Project Portfolio Informatievoorziening Proces (iPPM-Proces)

• Je bent sparringpartner van en adviseert de portfoliomanager en andere stakeholders in het iPPM-proces.
• Je bent contactpersoon voor projectleiders, projectmedewerkers, informatie-specialisten,  afdelingsmanagers en teammanagers.
• Je communiceert over het proces via verschillende interne communicatiekanalen (waaronder: Teams, Insite), met direct betrokkenen.
• Je zorgt voor afstemming, samenwerking en verbinding tussen verschillende betrokkenen.

Je faciliteert de prioriteitstelling van de iPPM-portfolioboard samen met de portfoliomanager

• Je verzamelt input voor kwartaalrapportages, verwerkt en structureert ze.
• Je signaleert risico’s en bespreekt deze met betrokkenen.
• Je stelt adviezen op voor de portfolioboard met portfoliomanager en informatiemanagers
• Je bent de secretaris van de portfolioboard: dit betekent onder andere plannen van portfolioboard meetings, opstellen, beheren en verspreiden van agenda’s en notulen en monitoren actiepunten.
• Je communiceert over de uitkomsten van de prioritering e.a. op Insite en rechtstreeks naar de opdrachtgevers en andere direct betrokkenen.

Je borgt de continuïteit van het iPPM Proces samen met de portfoliomanager

• Je bewaakt de project portfolio planning samen met de projectleiders en portfoliomanager
• Je draagt er zorg voor dat benodigde informatie, waaronder voortgangrapportages en projectvoorstellen, tijdig en volledig worden opgeleverd.
• Je verwerkt de informatie uit rapportages in overzichten en administraties.
• Je structureert en beheert de projectportfolio-administratie van de verschillende projecten en signaleert als er onderdelen ontbreken of niet volledig zijn.
• Je voert de rol van secretaris uit voor verschillende overleggen, waaronder PPM overleg en stuurgroepen. Dit houdt in het plannen van meetings, en opstellen, beheren en verspreiden van agenda’s en notulen.

Je adviseert over de inzet van projectmiddelen

• Je stemt de periodieke capaciteitsinzet af tussen projectleiders, informatie-specialisten,   teammanagers, het IV intake team en de andere PMO’s.
• Je signaleert afwijkingen op de projectmiddelen aan de hand van rapportages.
• Je draagt zorg voor eventuele project bijsturing voorafgaand evenals tussentijds.

Je adviseert over de ontwikkeling van het PPM proces

• Je signaleert knelpunten in het proces.
• Je initieert en implementeert verbetervoorstellen.
• Je optimaliseert en standaardiseert het proces.

Dit krijg je ervoor terug

• Wij vinden persoonlijke groei belangrijk en bieden daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen, certificeringen en overige cursussen via onze ‘Academie Haarlem’.
• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week. Als externe kandidaat start je met een jaarcontract dat we bij goed functioneren graag omzetten in een vast contract.
• Het salaris is afhankelijk van ervaring en opleiding en bedraagt maximaal € 4.811 bruto per maand (schaal 9) bij een fulltime dienstverband van 36 uur per week.
• Daarbovenop krijg je 17,05% Individueel Keuze Budget over je bruto salaris, waarmee je zelf je eigen arbeidsvoorwaarden samenstelt. 
• We vinden jouw vitaliteit belangrijk en bieden daarom diverse mogelijkheden zoals een fietsregeling, vergoeding van je sportabonnement, online trainingen en andere mogelijkheden om lichamelijk en mentaal fit te blijven.
• Hybride werken is bij onze gemeente aan de orde van de dag. De ene dag ben je op kantoor, een ander moment kies je voor thuiswerken. Wij faciliteren je daarbij. Waar je ook werkt, je bent altijd in verbinding met je collega’s.
• Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. ABP is het pensioenfonds voor de overheid en biedt onze werknemers een goede pensioenregeling.

Bij de gemeente Haarlem waarderen, omarmen en benutten we de verschillen en talenten van mensen. We bieden een plek waar iedereen zich thuis voelt en zichzelf mag zijn. Dat is goed voor onze medewerkers én leidt tot de beste resultaten voor de stad en het dorp.

Onze organisatiewaarden zijn open, gedreven en betrokken. Hiermee werken we continue naar een heldere richting, inrichting en identiteit van onze organisatie. We hebben daarbij een duidelijke ambitie: betere dienstverlening naar inwoners, partners en bezoekers en een goede bediening van beide besturen. 

Lees hier meer over Cao Gemeenten: www.caogemeenten.nl/cao-gemeenten

Herken jij jezelf al?

• Je bent communicatief zeer sterk. Je bent gericht op samenwerken, je maakt makkelijk contact en bindt mensen makkelijk aan je. Je hebt een hoge gunfactor.
• Je brengt structuur en overzicht, dit zorgt ervoor dat je informatie en samenhang brengt in het proces en bij alle betrokkenen.
• Je bent nieuwsgierig naar mensen, processen en in grote lijnen ook naar de projecten die we uitvoeren. Hierdoor breng je energie in het proces en bij de betrokkenen.
• Je weet je resultaten te behalen in een omgeving die voortdurend in verandering is en om nieuwe oplossingen vraagt.
• Je beschikt minimaal over een afgeronde Hbo-opleiding met in ieder geval drie jaar aan relevante ervaring.

Dit zijn wij

Werk bij Haarlem en Zandvoort is werk dat ertoe doet, met resultaten die je ziet als je door de stad of het dorp loopt. Met een goede werk-privébalans en met mooie secundaire arbeidsvoorwaarden. Ook bij de afdeling Interne Dienstverlening maken we impact.

De afdeling Interne Dienstverlening bestaat uit drie multidisciplinaire teams van adviseurs waaronder Planning & Control en Informatiemanagement. Onze adviseurs hebben kennis van de business en zijn het aanspreekpunt van de afdelingsmanagers in de organisatie. De afdeling ID adviseert, ondersteunt, ontzorgt en schakelt zo nodig specialisten uit de andere ondersteunende afdeling in. Wij leveren maatwerk, verrijken en analyseren managementinformatie. De afdeling ID is de schakel tussen de verschillende afdelingen en daarmee overzien wij de gehele organisatie.

Werken voor Haarlem en Zandvoort is werken voor alle inwoners, ondernemers en bezoekers. Mensen met hun eigen meningen, drijfveren en eigenschappen. Je herkent je in deze mensen, ze inspireren je. En daardoor begrijp je ook hoe mensen hier het liefst wonen, werken, winkelen, sporten en ondernemen. Heb je zin in echt mensenwerk, dan voel je je bij Haarlem en Zandvoort snel thuis.

Net zo enthousiast als wij?

Solliciteren kan tot en met 15-04-2025 via onderstaande button. Meer weten? Neem gerust contact op met Mettien Ibrahim via mibrahim@haarlem.nl

Vragen met betrekking tot de sollicitatieprocedure kun je richten aan wervingenselectie@haarlem.nl

De selectieprocedure bestaat uit 2 gespreksrondes op kantoor, gevolgd door een (digitaal) arbeidsvoorwaardengesprek.

Wil je meer weten over de organisatie en wat wij bieden? Kijk dan op deze pagina's: Over de organisatie / Wat bieden wij

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld, delen wel!