Evenementenvergunning

U moet een aantal documenten uploaden. Zorg dat elk bestand een .pdf, .jpg, .jpeg, .doc of .docx is van maximaal 10 MB.

• Draaiboek, met daarin de locatie, data, tijden en alles wat u nodig hebt voor het evenement
• Overzichtstekening met afmetingen van het terrein, in- en uitgangen, routes voor hulpverlenende diensten, lijnen en haltes voor openbaar vervoer, locaties en afmetingen van alle voorwerpen (zoals kramen en podia) en de verkeersmaatregelen, zoals borden, hekken en verkeersregelaars. Deze tekening moet voldoen aan het besluit voor brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Rijksoverheid)
• Ingevulde checklist duurzame evenementen (pdf)
• Tekeningen en berekeningen van eventuele bouwwerken, zoals tenten en podia. Deze moeten voldoen aan de constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning (vereniging-bwt.nl)
• Verkeersplan als er omleidingsroutes nodig zijn. U geeft hierin aan hoe en met welke middelen u het verkeer veilig regelt. Geef aan waar hekken of borden komen, hoe omleidingsroutes lopen en waar u verkeersregelaars inzet. Dit hoeft dan niet in de overzichtstekening
• Bij evenementen met een gemiddeld of hoog risico (B- en C-evenementen): veiligheids-, calamiteiten- en/of milieuplan. Na uw melding laten wij u weten in welke categorie uw evenement valt

• Voor een straat-of buurtfeest, rommelmarkt of optocht hebt u vaak geen evenementenvergunning nodig. U moet dit kleine evenement wel melden
• Als u een markt wil organiseren hebt u geen evenementenvergunning nodig, maar een particuliere marktvergunning
• U hebt geen evenementenvergunning nodig als uw evenement binnen plaatsvindt in een horeca- of evenementenlocatie
• We beoordelen uw vergunningaanvraag op de ruimte en tijd die het evenement inneemt, het aantal bezoekers, de veiligheid en effecten op verkeer, directe omgeving en milieu
• Als we meer informatie nodig hebben, nemen we contact met u op

Duurzaamheid evenement

Organiseer uw evenement zo duurzaam mogelijk. Probeer energie te besparen, gebruik duurzame stroom, hergebruik spullen en moedig reizen met fiets en openbaar vervoer aan. Via Greencups huurt u herbruikbare bekers (Festivalmaatjes). Registreert u zich op Greencups als nieuwe gebruiker, vul dan bij type gebruiker Gemeente Haarlem in. U betaalt dan minder huur voor de bekers. Het is niet toegestaan om ballonnen, ballonstokjes en confetti te gebruiken.

Circus

Een circus meldt u uiterlijk 30 september van het voorafgaande jaar. Wij maken een selectie van 3 circussen per jaar. Stuur een mail naar antwoord@haarlem.nl met daarin:

• Speeldata
• Aantal opbouw- en afbouwdagen
• Tekening van de circustent en andere voorwerpen op de locatie

• Wordt er tijdens het evenement alcohol geschonken? Dan vraagt u een ontheffing voor het schenken van drank aan
• Voor het parkeren tijdens de opbouw en afbouw van uw evenement hebt u misschien een tijdelijke parkeervergunning nodig
• Voor vuurwerk hebt u toestemming van de provincie nodig. Vraag dit via de mail aan bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied: vuurwerkteam@odnzkg.nl Meer info vindt u op noord-holland.nl

Gebruiksmelding openbare ruimte

• U moet een gebruiksmelding doen als u een ruimte gebruikt voor meer dan 150 personen, zoals een tent, podium of tribune
• En/of als u de brandveiligheid op een andere manier regelt dan staat omschreven in hoofdstuk 3 t/m 5 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Overheid.nl)
• Vul het meldingsformulier Brandveilig gebruik en basishulpverlening (Rijksoverheid) in en stuur het minimaal 4 weken voor het evenement naar: Gemeente Haarlem, Afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving, Postbus 511, 2003 PB Haarlem

Gebruiksmelding gebouw

Vindt uw evenement plaats in een ander gebouw dan een horeca- of evenementenlocatie, kijk dan op Melding brandveiligheid of u een melding moet doen.

Op Koningsdag hebt u een vergunning nodig voor het plaatsen van podia, kramen, tenten, aggregaten en toiletten, het ten gehore brengen van versterkte muziek en het houden van een evenement. Kleine evenementen en/of meldingen (APV) zijn tijdens Koningsdag niet toegestaan. U kunt van 1 januari tot en met 2 februari 2025 een evenementenvergunning voor Koningsdag 2025 aanvragen

De kosten voor een evenementenvergunning hangen af van de grootte en hoe risicovol we het evenement inschatten. U betaalt ook als we uw aanvraag bijvoorbeeld afwijzen. Ook berekenen wij extra kosten als wij bijvoorbeeld op locatie moeten komen kijken of een constructieberekening of verkeersplan moeten beoordelen.

• Evenement laag risico (A): € 227
• Bestaand evenement met gemiddeld risico (B): € 1.540
• Nieuw evenement met gemiddeld risico (B): € 3.180
• Bestaand evenement met hoog risico (C): € 3.180
• Nieuw evenement met hoog risico (C): € 4.380

Meer informatie over tarieven leest u in de legesverordening, artikelen 3.5.4 tot en met 3.5.4.j en 3.9.4.