Evenementenvergunning

Als u een nieuw of groot evenement organiseert, meldt u dit uiterlijk 20 oktober van het voorafgaande jaar. Bij nieuwe evenementen belt u hiervoor de evenementencoördinator. Organisaties van bestaande grote evenementen krijgen een aanmeldformulier in september. Als de datum van uw evenement is goedgekeurd, vraagt u een evenementenvergunning aan. Dit doet u uiterlijk 12 weken voor het evenement.

Nodig bij uw aanvraag

U moet een aantal documenten uploaden. Zorg dat elk bestand een .pdf, .jpg, .jpeg, .doc of .docx is van maximaal 10 MB.

  • Draaiboek, met daarin de locatie, data, tijden en alles wat u nodig hebt voor het evenement
  • Overzichtstekening met afmetingen van het terrein, in- en uitgangen, routes voor hulpverlenende diensten, lijnen en haltes voor openbaar vervoer, locaties en afmetingen van alle voorwerpen (zoals kramen en podia) en de verkeersmaatregelen, zoals borden, hekken en verkeersregelaars. Deze tekening moet voldoen aan het besluit voor brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Rijksoverheid)
  • Ingevulde checklist duurzame evenementen (pdf)
  • Tekeningen en berekeningen van eventuele bouwwerken, zoals tenten en podia. Deze moeten voldoen aan de constructieve toetsingscriteria evenementenvergunning (vereniging-bwt.nl)
  • Verkeersplan als er omleidingsroutes nodig zijn. U geeft hierin aan hoe en met welke middelen u het verkeer veilig regelt. Geef aan waar hekken of borden komen, hoe omleidingsroutes lopen en waar u verkeersregelaars inzet. Dit hoeft dan niet in de overzichtstekening
  • Bij evenementen met een gemiddeld of hoog risico (B- en C-evenementen): veiligheids-, calamiteiten- en/of milieuplan. Na uw melding laten wij u weten in welke categorie uw evenement valt

Wat u moet weten

  • Voor een straat-of buurtfeest, rommelmarkt of optocht hebt u vaak geen evenementenvergunning nodig. U moet dit kleine evenement wel melden
  • Als u een markt wil organiseren hebt u geen evenementenvergunning nodig, maar een particuliere marktvergunning
  • U hebt geen evenementenvergunning nodig als uw evenement binnen plaatsvindt in een horeca- of evenementenlocatie
  • We beoordelen uw vergunningaanvraag op de ruimte en tijd die het evenement inneemt, het aantal bezoekers, de veiligheid en effecten op verkeer, directe omgeving en milieu
  • Als we meer informatie nodig hebben, nemen we telefonisch contact met u op

Duurzaamheid evenement

Organiseer uw evenement zo duurzaam mogelijk. Probeer energie te besparen, gebruik duurzame stroom, hergebruik spullen en moedig reizen met fiets en openbaar vervoer aan. U kunt ook Festivalmaatjes bij ons huren. Dit zijn herbruikbare bekers. Het is niet toegestaan om ballonnen, ballonstokjes en confetti te gebruiken.

Circus

Een circus meldt u uiterlijk 30 september van het voorafgaande jaar. Wij maken een selectie van 3 circussen per jaar. Stuur een mail naar antwoord@haarlem.nl met daarin:

  • Speeldata
  • Aantal opbouw- en afbouwdagen
  • Tekening van de circustent en andere voorwerpen op de locatie

Andere vergunningen

Gebruiksmelding openbare ruimte

Gebruiksmelding gebouw

Als uw evenement plaatsvindt in een ander gebouw dan een horeca- of evenementenlocatie, dan moet u een gebruiksmelding doen bij het Omgevingsloket

Kosten

De kosten voor een evenementenvergunning hangen af van de grootte en hoe risicovol we het evenement inschatten. U betaalt ook als we uw aanvraag afwijzen.

  • Evenement zonder risico (A): € 209
  • Bestaand evenement met gemiddeld risico (B): € 1.463
  • Nieuw evenement met gemiddeld risico (B): € 3.030
  • Bestaand evenement met hoog risico (C): € 3.030
  • Nieuw evenement met hoog risico (C): € 4.179